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Ispezioni Fairtrade: come si svolgono?

FLOCERT Communications Team

Florencia Zabala ha iniziato a lavorare con FLOCERT, come revisore, una decina di anni fa. Di origine argentina, ha un’ampia esperienza nei controlli del caffè e svolge le visite dei produttori e dei trader in tutta l’America Latina. Il suo racconto ci porta nel cuore delle procedure delle ispezioni Fairtrade.

L’analisi PRESSO un trader di caffè

Il processo di verifica per i trader di caffè non si differenzia in modo significativo rispetto agli altri settori. Il caffè si distingue soprattutto perchè è una materia prima il cui prezzo è determinato dal mercato azionario e la sua qualità dipende dal paese di origine. Ciò a volte rende difficile l’analisi: nel caso del mercato azionario, infatti, esistono meccanismi per coprire il rischio di fluttuazioni dei prezzi che rendono più complicato l’esame.

Durante una verifica, i contratti devono essere il primo elemento da verificare, al fine di definire le condizioni delle transazioni e le loro conformità a quanto concordato e determinato dagli Standard Fairtrade.

Florencia Zabala, revisore FLOCERT

 

Un altro aspetto importante è la rintracciabilità fisica e documentale: dobbiamo essere in grado di verificare la catena commerciale completa, dal produttore all’importatore, inclusi tutti i punti dove il prodotto passa, sia attraverso il trasferimento della proprietà del prodotto, sia attraverso i servizi forniti da terzi, in caso di rischio di mescolamento o scambio del prodotto.

Dobbiamo anche controllare le condizioni del contratto e, in base a queste, determinare se il prezzo pagato al produttore è conforme agli Standard Fairtrade. A questo punto, è molto importante prendere in considerazione quali sono i costi assunti dal trader e scontati al produttore. Visto che il prezzo minimo Fairtrade per il caffè è definito a livello FOB, cioè che copre il trasferimento del prodotto fino alla nave, tutti i costi assunti dal trader sono scontati dal prezzo da pagare al produttore. Ecco perché è molto importante che i costi concordati siano trasparenti e reali al momento della determinazione del prezzo finale da pagare al produttore.

L’altra questione centrale è il Fairtrade Premium. L’importo del premio è definito chiaramente per il prodotto. Ciò che di solito accade, tuttavia, è che il premio risulta incluso nell’importo dei prezzi e talvolta non è chiaro per il produttore qual è l’importo del premio e quello del prezzo.

ph © Stefan Lechner / Fairtrade

i documenti DA CONTROLLARE

Tutti i contratti Fairtrade riguardanti il periodo in esame sono da controllare. Nel caso venga fissato un prezzo, è essenziale verificare anche il documento aggiuntivo sul quale il prezzo è stato fissato, che deve includere, almeno, la data dell’accordo, il valore stabilito alla borsa di New York e un riferimento al contratto.

Per la tracciabilità fisica, ci devono essere i dettagli sulla filiera commerciale completa. Nel verificare la tracciabilità della documentazione, invece, devo controllare almeno la contabilità delle transazioni, delle fatture di esportazione, delle fatture di consegna e delle guide di riferimento (consegna dei prodotti).

Per analizzare i pagamenti del prezzo, ho bisogno di risalire al valore dello scambio, alla determinazione della qualità del prodotto, che dipende dal paese, alle informazioni necessarie per determinare il tasso di cambio, in base alla data concordata nel contratto, e la struttura dettagliata dei costi applicabili. Questa struttura può essere fissata nei contratti o può variare in ogni transazione.

La struttura dei costi deve essere trasparente e reale, il che significa che ho bisogno di controllare ciascuno dei costi inclusi e dei documenti di pagamento (banca) per verificare se il pagamento è stato effettuato in conformità alle norme.

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Per il Fairtrade Premium ho bisogno del calcolo del premio per ogni transazione e dei documenti di pagamento (banca) per verificare se il pagamento è stato effettuato in base agli Standard Fairtrade.

COSA PREVEDONO i contratti

Il criterio 4.1.2 del Trader Standard è molto chiaro e dettagliato riguardo ai punti che devono essere inclusi nei contratti di acquisto e vendita del caffè. I contratti, infatti, devono rispettare i regolamenti industriali e includere delle disposizioni minime. Consiglierei di controllare questa sezione con molta attenzione nello stabilire un contratto.

alcuni consigli Agli esportatori

Una registrazione completa e organizzata delle transazioni Fairtrade è lo strumento che rende gli audit più chiari e più efficienti. Permette una panoramica delle transazioni del periodo, nonché della catena commerciale (fornitori e acquirenti).

È altresì importante includere tutte le informazioni richieste nell’Audit Preparation Letter e prevedere che la persona responsabile della gestione dell’audit sia la stessa responsabile delle transazioni commerciali.

 

Traduzione e adattamento: Ufficio comunicazione Fairtrade Italia.

Foto in evidenza © Stefan Lechner / Fairtrade

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